El pasado 17, 18 y 19 de enero tuve el honor de participar en los @PowerBIEspanol Virtual Conf 2023, como parte de la gira de cierre de las conferencias presenciales llevadas a cabo en Alicante, Barcelona, Bilbao y Madrid en el año 2022. Se dio espacio a un total de 42 conferencias impartidas por 49 expertos del mundo de los datos conectados desde diferentes partes del mundo, y con una impecable organización llevada a cabo por los administradores del canal de PowerBI Español de Telegram.
En este ocasión, tuve la oportunidad de compartir espacio con mi colega y socia, Aracely Torres, en la charla "Ya tenemos listo nuestro informe ¿Y ahora? Power BI Service", en donde hablamos sobre la implementación de Paneles y Scorecards (Metrics) y como estos ayudan a mejorar la experiencia de los usuarios de informes a nivel empresarial. Les comparto el resumen de la sesión.
Power BI Service - Trabajo Colaborativo
No es un secreto que, las recomendaciones establecidas por Microsoft para el diseño de informes utilizando Power BI, indican que este debe ser realizado desde Power BI Desktop, en donde realizaremos las conexiones, limpiaremos datos, modelaremos, prepararemos las medidas necesarias y diseñaremos los visuales correspondientes. Ahora bien es de recordar que esto implica que dicho trabajo es realizado por una única persona, ya que Power BI Desktop no admite trabajo colaborativo (aunque siempre esta la opción de enviar el archivo pbix a otros analistas 😂, lo que representa un grave peligro de perdida de información, lo cual no es recomendable).
En este sentido, las empresas debemos recordar que uno de los objetivos de Power BI service es el trabajo colaborativo, publicar un informe en un espacio de trabajo y dar acceso a otros analistas, de esta manera la colaboración podrá ser realizada sobre los informes publicados y el trabajo conjunto es desarrollado sobre la versión del informe en el servidor de Power BI.
Informes en Power BI
El informe, es el producto más deseado por todos, tanto analistas como usuarios desean poder interactuar, visualizar, conocer y analizar los datos de la empresa, y precisamente el informe preparado en Power BI, es el producto final en donde veremos el fruto del aprendizaje y del trabajo duro.
Sin embargo, con el informe no finaliza el trabajo (a como muchos creen), sino que inicia la "prueba de fuego", los usuarios iniciaran a consumir periódicamente la información que hemos preparado, pero corre el peligro que estos se vean abrumados por la cantidad de informes, paginas y visualizaciones que deberán consumir, y en algunos casos dirán que no tienen tiempo para revisar tantas métricas, paginas y visualizaciones, razón por la cual debemos buscar las mejores formas para poder mejorar la experiencia de los usuarios.
Aplicaciones
Los diseñadores de Power BI crean contenido empaquetado oficial y, a continuación, distribuyen el contenido a un público amplio organizado como una aplicación, las cuales son creadas a partir de un área de trabajo en las que los miembros pueden colaborar en contenido de Power BI con sus compañeros.
La aplicación finalizada se comparte a individuos, grandes grupos de personas de una organización o en toda la organización. En términos de licenciamiento, únicamente los usuarios con una licencia Power BI Pro podrán visualizar la aplicación.
Paneles
Los paneles son una característica del servicio Power BI y no están disponibles en Power BI Desktop. Un panel de Power BI incluye una única página, que se suele denominar lienzo, que cuenta una historia mediante visualizaciones, lo cual implica que dicha página debe contener únicamente los elementos destacados de esa historia.
Las visualizaciones que se ven en el panel se denominan iconos. Los iconos se anclan a un panel de los informes y cada informe se basa en un conjunto de datos. Un panel es una introducción a los informes y conjuntos de datos subyacentes. La selección de una visualización le lleva al informe y al conjunto de datos en el que se basa.
La capacidad de crear un panel se considera una característica de creador y requiere permisos de edición para el informe. Los permisos de edición están disponibles para los creadores de informes y para los compañeros a los que el creador concede acceso. Por ejemplo, si un compañero de trabajo crea un informe en el área de trabajo ABC y le agrega como miembro de esa área de trabajo, usted y su compañero de trabajo tienen permisos de edición.
Dentro de las múltiples bondades de los paneles, se encuentran las alertas, utilizadas para notificarle cuándo cambian los datos de los paneles más allá de los límites establecidos. Las alertas solo se pueden configurar en los iconos anclados desde objetos visuales de informes y solo en medidores, KPI y tarjetas. sin embargo, nadie más podrá ver las alertas que establezca, aunque comparta el panel, inclusive, el propietario del panel no puede ver las alertas establecidas en la vista de su panel. Las alertas de datos se sincronizan completamente entre plataformas.
Scorecards (Metrics/Goals)
Metrics (o Goals) de Power BI es utilizado para establecer y realizar seguimiento de las métricas de la empresa, permitiendo capturar valores de forma automática, es decir conectados a una de las visualizaciones de un informe o de un panel; o también de forma manual, sin la necesidad de asociarlo, lo cual implica una actualización manual de dicho valor.
La pestaña de Metrics ofrece un entorno centralizado que permite a los usuarios controlar sus metas más importantes y navegar a través de sus scorecard, los cuales permiten reunir en un solo lugar las distintas metas y submetas del usuario.
Dentro de las grandes ventajas que ofrece Metrics, es su enlace con Ms Teams para ayudar a estar al día sobre los objetivos asignados. Mediante Ms Teams, los propietarios recibirán una notificación en el feed de actividad y en forma de banner cuando exista un cambio en el estado de la métrica de interés. Cuando hagan clic en la notificación, se abrirá el cuadro de mando y se mostrará el panel de detalles del objetivo.
Con las últimas actualizaciones del año 2022, las métricas son una característica de la edición Pro, lo cual nos permite también asociarlas a un archivo dentro de Power BI Desktop.
Las jornadas estuvieron estupendas y el calor de comunidad estuvo por todos lados, gracias nuevamente a los sponsors y al equipo de organización por todo el trabajo realizado.
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