Es inevitable que al escuchar decir y hablar de "informes en Power BI", en nuestra mente aparezcan imágenes de gráficos de columnas, barras, medidores y líneas que suben y bajan para mostrar la tendencia de las ventas, o la composición de los gastos, o quizás los márgenes de rentabilidad que indican si cumplo con las metas pactadas en este mes. Esto lo podemos confirmarlo, pues al "googlear" Power Bi en el buscador de imágenes veremos cientos y cientos de resultados con imágenes de visualizaciones de diferente tipo, desde las más comunes, a algunas que quizás nunca hayamos utilizado. Pues bien, al iniciar con mi proceso de aprendizaje en este herramienta, observé que esto es mucho más que gráficos bonitos.
Cuando hablamos de aprender Power BI ó implementar Power BI, debemos conocer que existe todo un trabajo arduo tras bambalinas, el cual inicia desde la concepción misma de la idea de diseñar un informe, pues con esta, empezamos a visualizar mentalmente las fuentes de datos que tenemos que ir a buscar (ventas, suministros, contabilidad, recursos humanos, clientes, beneficios, etc.) para materializar nuestra idea. En este punto es propio definir un objetivo para nuestro informe a fin de enfocar nuestro diseño, nuestro modelo, nuestros datos y nuestro cálculos; y es que el termino "quiero verlo todo" es una idea que tiene un costo alto en terminas de rendimiento y efectividad, terminamos sacrificando recursos necesarios en visualizaciones que utilizaremos solo el día de la presentación del informe.
Con el objetivo planteado, iniciamos con el proceso de obtención de datos, esa conexión necesaria para poder extraer los datos desde las diferentes fuentes en donde se encuentran almacenados, ya que es muy común (más de lo que creemos) que las empresas tengan un sistema automatizado, y en tal caso prepararemos (con el apoyo de TI) una conexión al servidor o datawarehouse de la empresa. Adicionalmente los técnicos o analistas llevan de manera paralela datos que complementan sus procesos rutinarios como archivos de Excel, o documentos en formato pdf con informes descargados desde sitios web o enviados vía correo electrónico.
Una vez detectados los orígenes, utilizaremos Power BI para establecer las conexiones correspondientes, e iniciaremos el proceso de "limpieza" de datos, un termino sencillo que describe ampliamente la acción de filtrado, eliminación de columnas, ejecución de cálculos, asignación correcta del tipo de datos, dinamización de columnas, uniones de tablas/consultas, reemplazo de valores, y muchas otras tareas necesarias para adaptar tus datos a visualizaciones que optimicen los recursos necesarios y hacerlos más entendibles para los consumidores de informes.
Con los datos "limpios" podremos encargarnos del modelado, el corazón del análisis, en donde deberemos recordar aplicar los conceptos de "Modelo de Datos Dimensional" para garantizar un informe eficiente, rápido y que cumpla las expectativas que nos hemos planteados, en este punto procurar un modelo de estrella o copo de nieve, con una sola tabla de hechos, amerita que, dependiendo de la complejidad de las fuentes de datos, tendremos que volver al transformador de datos para combinar consultas. Debemos garantizar la cardinalidad y la dirección de cada consulta para que las interacciones entre las visualizaciones se apliquen a como deseamos.
Finalmente, estamos a punto de iniciar con el diseño, ingresar visualizaciones, pero antes de este punto (o a la par del mismo) deberemos librar una barrera más, el diseño de medidas, utilizar DAX para crear los cálculos necesarios que nos ayuden a verificar las métricas que necesitamos; en este punto, debemos aprender sobre funciones de agregación, información, filtros, inteligencia de tiempo, fecha y hora, y muchas otras que serán de utilidad para representar nuestros datos. De aquí en adelante, podremos hacer uso de las diferentes herramientas incluidas en Power BI para garantizar informes que cumplan nuestras necesidades, tales como marcadores, analytics, parámetros, visualizaciones de IA, RLS, y otros más.
Al fin, nuestro informe esta listo, es hora de distribuirlo entre las personas que harán uso de el, preparar un espacio de trabajo desde donde daremos acceso a otros usuarios que podrán colaborar en el diseño del mismo a través de roles definidos (miembros, colaboradores o visores), y también definir la forma en que los colocaremos a disposición del resto de las personas que serán consumidores del mismo (aplicaciones o incrustación en sitios de sharepoint o sitios web), no si antes crear nuestro Dashboard (si así lo deseamos, y que es diferente al informe) y configurar la actualización automática, la cual se realizará con las limitaciones propias del tipo de licencia que podemos tener (pro o premium).
Podemos disfrutar de nuestro informe y preocuparnos por tomar decisiones a partir de la información que nos ira presentando, y aunque todavía hay mucho más tras lo que he planteado en este articulo, podemos estar orgullosos de haber construido un digno informe en Power BI, que ha como hemos visto (y si tenemos buen gusto en diseño) tendrá un bonito conjunto de visualizaciones y gráficos que cumplirán los objetivos necesarios, y sobre todo un arduo trabajo "backoffice" que casi nadie podrá apreciar.
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